①文件和资料易于查找；
②对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
③凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本；
④及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
⑤对出于法规和(或)保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。
1．理解要点
所有对OHSMS运行和OSH活动重要的文件和资料均应予以标识和控制。
对OHSMS文件的管理，如文件的标识、分类、归档、保存更新、处置等，是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所，有专人保管，并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置，新的文件要及时到达使用者手中，文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求，为了实施对文件和资料的控制，除管理手册和程序文件外，还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制定如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO 9000系列中已有较严格的要求，可参照进行。
另一方面，OHSMS侧重对体系的运行和危险因素的有效控制，而不是建立过于繁琐的文件控制系统，在建立体系和运行体系中要注重实效。
2．审核要点
①组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)；
②是否能保证体系运行的各个重要岗位都能及时得到相应文件的现行版本；
③对于因需要而保留的已作废文件，是否都进行了适当的标识和管理；
④文件的发放、复制、归档是否都有编号，有负责人员签字；
⑤文件更改、修订是否有原审批部门审批；
⑥文件发布前是否由授权人员审批其适用性；
⑦是否有文件登记册、清单、索引，受控文件及位置的清单，归档文件记录。
