规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量、环境、职业健康安全活动和质量、环境、职业健康安全综合管理体系的有效运行，为活动的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2.适用范围
本程序文件适用于与质量、环境、职业健康安全综合管理体系有关的所有记录。
3.职责
3.1 公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。
3.2 各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。
3.3 管理者代表负责监督、审查记录控制的实施情况。
3.4 记录的填写人员，对所记录的每一个数据文字负责。
4.作业程序
4.1记录的范围和形式
4.1.1记录是记载所实施的质量、环境、职业健康安全活动或取得成果的客观证据，记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。
4.1.2 记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。
4.2 记录样式的编制和审批
4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。编制时，应按《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》给记录样式唯一的编码。
4.2.2新编制的记录样式，需经部门负责人/公司主管领导审批（可与文件一同审批。单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。
4.3记录样式的发放与更改。
4.3.1 按《文件控制程序》的规定做好记录样式的发放与管理（记录样式可与其支持的文件一同发放）。
4.3.2 文控中心应编制在用记录样式目录——“记录汇总表”，分发各部门，以便各部门使用。
4.3.3 记录样式的更改，需经部门负责人/公司主管领导批准。记录样式更改时，应给予新的版号。更改后的记录样式按《文件控制程序》的要求发放，同时收回旧样式。
4.4记录的管理
4.4.1 填写要求
记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。
4.4.2 收集、归档
①活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门。各部门由专人负责收集记录。
② 各部门专门负责记录管理的人员，根据需要复制规定份数分发至有关部门，分发时应要求收件人在原件背后签字(必要时)。原件则进行分类、装订后归档。
4.4.3 查阅、借阅
① 已归档的记录，借出时应填写“文件借阅登记表”。
② 经相关部门负责人同意，可查阅其记录。
③ 所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。
4.4.4记录的标识、贮存和保护
①记录按类别装订成册(至少一年装订一次)，做好名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜(箱)中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。
② 采用其他媒介的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失。必要时，可复制备份。
4.5 外来记录的控制
4.5.1 相关方投诉、建议，以及相关方环境、OHS不符合记录，由对应部门向质量环境安全部（QEHS）移交。由质量环境安全部予以管理。
4.5.2供应商提供的物资，其有关的质量记录，由采购部向质量环境安全部移交。由质量环境安全部予以管理。
4.5.3 顾客的质量投诉，由营销部移交质量环境安全部，由质量环境安全部进行管理。
4.5.4其他相关方的记录由对应部门保存。
4.6 记录的保存期
记录的保存期按《记录目录及其保存期》的规定执行，没有特别规定的，保存期为一年。
4.7记录的处理
4.7.1 已超过保管期或无查考价值的记录,可剔除处理。
4.7.2 记录的处理方式为销毁。
4.7.3 需销毁的记录，由其管理员填写“文件销毁申请单”，经部门负责人审批后，文件管理员负责销毁。
5.支持性文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》
5.3 《记录目录及其保存期》
6.记录
6.1 记录汇总表
6.2 文件借阅登记表
6.3 文件销毁申请单
