组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，以确保：
a) 文件和资料易于查找;
b) 对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性;
c) 凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可得到有关文件和资料的现行版本。
d) 及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用;
e) 对出于法规和(或)保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。
理解与实施要点
(1)文件和资料控制的目的
确保各场所获得并使用正确、有效的适用文件和资料，防止因文件和资料的差错，对OHSAS18001职业健康安全产生不利影响。
(2) 文件和资料控制的范围
这里的文件和资料是指与OHSAS18001职业健康安全管理体系有关的所有文件和资料，包括组织内部形成的文件和资料以及从外部获得的文件和资料。
应对直接影响OHSAS18001职业健康安全的文件和资料进行控制。至于那些仅用作参考的文件、书籍、资料,虽应妥善保管，但不必纳入OHSAS18001职业健康安全管理体系的文件和资料控制范围。
(3) 文件和资料的分类
① 内部文件和资料
a) 体系文件：OHSAS18001职业健康安全管理手册、程序文件、OHSAS18001职业健康安全管理方案、通用的管理性指导书等。
b) 职能部门的管理性文件：如营销、采购、服务、培训等各项管理活动的规定，管理作业指导书。
c) 技术性文件：如设计图样、技术规范、采购文件、作业指导书、检验和试验文件、工艺文件、设备文件等。
d) 收集和报告数据或信息的表格。
② 外来文件和资料
a)国际/国家/行业/地方标准、法律法规。
b)顾客提供的图样及要求。
c)顾客、有关机构指定使用的表格，如劳动保护机关指定用的表格，等等。
(4) 文件和资料控制的要求
建立和实施文件和资料控制程序，确保：
① 文件发布前，由授权人员对文件的适宜性进行审查和批准。
审查是保证文件的正确性，批准意味着从行政上赞同文件的实施。
② 对使用中的文件和资料适时评审，以保持文件和资料的适宜性。
对使用中的文件和资料的评审一般定期进行，如在每年的管理评审前进行，也可根据需要适时进行。
③ 必要时更改文件和资料并再批准。
OHSAS18001职业健康安全管理体系文件和资料更改必须有规定的申请、更改、审批手续。非文件和资料更改部门负责人不得以任何借口自行更改任何文件和资料。
④ 识别文件和资料的现行修订状态。
修订状态可直接在被更改的文件和资料上标识，也可通过控制清单(如标准目录、图样目录、文件和资料目录等)进行标识。
⑤ 需要使用文件和资料的场合(如对OHSAS18001职业健康安全体系的有效运行起关键作用的场合)，都能得到并使用相应文件和资料的有效版本。
⑥ 文件和资料清晰，易于识别和检索(查找)
为使文件和资料清晰易懂，便于识别和检索，应就文件和资料的编号，文件的编写要求，文件的格式，文件和资料的归档、编目、发放、回收等作出适当规定。
通常情况下，文件和资料的总目录应表明文件和资料的修订状态、编制时间；文件和资料的发放清单应表明文件和资料分发日期、分发编号(使用场所标识)、发往的场所等。
⑦ 识别外来文件和资料的适应性，并控制其分发。
应就外来文件和资料的收集、审查、批准、归档、编目、标识、发放、使用、评审、更新、补充和作废等作出规定，以保持外来文件和资料的适应性。
应该建立一个渠道(如参加标准化协会等)，以便及时收集到文件和资料的最新版本或修改信息。
⑧ 做好失效文件和资料的管理。
为了防止使用作废文件和资料，应及时将作废或失效文件和资料从使用场所撤回。对于为特殊目的而保留的任何作废文件和资料，都必须进行标识，以防误用。
(5)文件和资料控制实施的要点
① 对文件和资料进行分类(见上面(3))，并规定各类文件和资料的主管部门和配合部门。
② 文件和资料控制程序应对文件和资料控制的管理方法作出详细规定。
a)内部文件和资料的控制包括：文件的取号、编写、审批、归档、标识、发放、使用、借阅、更改、作废、评审以及保密控制等。
b)外来文件和资料的控制包括：收集、审查、批准、归档、发放、使用、评审、更新、补充和作废等。
③ 将文件和资料分为“受控文件”(受到更改控制的文件)和“非受控文件”两类。
“受控文件”参照下列方法控制：
a) 作受控标记，例如加盖“受控”图章或其他自定的方式。
b) 每个文件有惟一的分发编号(使用场所标识)。
c) 规定各类文件的发放范围及其审批人，发放后有记录。
d) 受控文件中都应有修改记录单，供使用人参照。
e) 为便于撤换更改页，文件用活页夹装订较好。
f) 文件可以以旧换新，分发编号不变。应规定旧文件的处理办法。
g) 文件丢失后应有作废声明，并对补发办法作出规定。补发文件使用新的分发编号。
h) 文件的版本以版本号、修订号来标识，小的修改只需变更修订号，经多次修订(0~5次)或大幅度修订后，需更换版本号。如A/1,A为版本号，1为修订号。
④ 文件更改注意事项
a)更改影响的评估
文件的更改可能对OHSAS18001职业健康安全带来影响。如是这样，则需在实施更改前评估更改对组织有关部门的影响并通知有关部门。
应注意相关文件的更改。
b)更改时间的安排
应充分考虑更改的时间安排。
c)更改的标识与记录
更改的标识应能确保追溯至更改的依据。
更改原因的记录应保存。